EL MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA EL SISTEMA DE ALMANECES
cuando una persona entrega dinero, mercancías o cualquier valor, ya sea en pago de una deuda o por cualquier otro motivo, tiene derecho a exigir que se le otorgué un documento que acredite la entrega.A esta constancia escrita a lo que se llama RECIBO.
Definición:
Recibo es un documento por medio del cual una persona manifiesta que se le entrego una determinada cantidad de dinero, mercancías o cualquier otro valor, por el concepto que en le mismo documento se expresa.
elementos:
1)Nombre de la persona que hace entrega.
2)Cantidad que se recibe, expresada en números y letra.
3)Motivo o concepto de la entrega.
4)Lugar y fecha.
5)Firma de quien recibe.
2.-Clasificacion e Identificacion
¿Que es la clasificacion y que facilita?
La clasificacion es una lista detallada de y sistematicamente ordenada de todos los artículos concernientes a una frase en particular de un negocio o a todas las diversas fases del mismo.La clasificacion facilita la interpretación y hace sencillo el encontrar la información de hechos aparentemente no relacionados.
Sus ventajas son:
1)Proporciona un sistema lógico para archivar todos los datos.
2)Establece un método para obtener la información necesaria, para la operación y el control de un sistema efectivo de contabilidad.
3)Ayuda mucho a visualizar las tendencias;así una comparacion de lo hecho durante un periodo de tiempo para cualquier operación o actividad, muestra la dirección en la que el articulo se mueve.
3)Bajo que bases clasificar
Bases de la clasificacion:
Tanto el uso especifico que se vaya a dar la clasificacion como el periodo de tiempo que se espera usarla, afectaran la decisión sobre la base que se vaya a elegir para clasificar.Las bases comunes de clasificacion son:
1) Por la naturaleza misma de los materiales.
2) Por el empleo que se les va a dar o el fin a que se van a servir.
3) De acuerdo con la ubicación de la fabrica o departamento en que van a ser usados en los materiales.
4)¿Cuales son los sistemas de identificacion?
Los sistemas de identificacion mas populares son:
1.-ALFABÉTICO:
el uso de una letra o de un grupo de letras de acuerdo con un esquema predeterminado.
2.-M NEMOTÉCNICO:
el uso de letras en alguna combinacion, que sugiera el nombre de clasificación del articulo.
3.-NUMÉRICO:
el uso de números para identificar el articulo.
4.-SEÑALES:
el uso de símbolos o signos para indicar el articulo u operaciones.
5.-COMBINADO:
el uso de cualquiera de los sistemas anteriores en cualquier combinacion con los demás para identificar un articulo particular, servicio u operación.
5.-¿Que es controlar existencias?
El material que no ha sufrido ningún cambio importante desde su recibo se clasifica como materia prima.El material en proceso es aquel que ha sido trabajo en parte, pero que no esta aun listo para embarcarse.
Por que controlar las existencias en el almacén.
El control de las existencias es esencial para la efectividad en la producción o para el control de finanzas.
Las existencias en almacén y los materiales semideterminados a menudo representan de una cuarta parte a la mitad de la inversión del negocio.
Que se guarda en el almacén
El material en proceso puede estar en cualquier etapa de su elaboración, desde el material ya salio del almacén pero la que no se le ha hecho ninguna operación, hasta que el material acabado todavía retenido en la unidad de producción, listo para ser entregado al almacén , o sin reportarse aun como listo para embarque.Los productos terminados ya han sido acabados y están listos para su empaque.En donde existe un almacén o departamento de empaques, el articulo se considera terminado cuando se entrega a esta unidad.
Que medidas básicas son necesarias para el control de las existencias.
Las medidas básicas en el control de existencias son:
1.-Determinar para todos los materiales cantidades mínimas, o niveles cuando hay que hacer otro pedido y cantidades máximas, o cantidades que se que puede pedir.
2.-Organizar un método para cargar el material a las ordenes que están en proceso o que se proyecta fabricar.
3.-Crear una contabilidad que controle al almacén y no que sea controlada por el.
Para que nos sirven las existencias máximas y mínimas.
El nivel de pedido es suficientemente mayor al inventario mínimo para dar el tiempo a la orden de producción o compra, y esperar a que se fabrique o reciba de proovedor.Par fines de control, el nivel de pedido es mas importante que la existencia mínima.
¿Para que sirve el punto de repedido?
Nos sirve para saber que es el momento de hacer una nueva requisicion de compra de materiales al área de compra.
formula:P.R.=(UxL)+S U=Inv. máximo-Inv.mínimo
________________________
tiempo que dura el abasto.
P.R=Punto de repedido
U=Proporción de uso
L=Tiempo que el proveedor tarda en surtir
S=Inventario de seguridad
Tarjeta de almacén
Consta de datos con columnas para:fecha, entradas, salidas,existencias.
Etiqueta de almacén
La etiqueta de almacen debe prenderse a cada clase de artículos depositados en las bodegas;contiene como datos:
a)Nombre del articulo.
b)Unidad de manejo para el despacho
c)Localizacion (bodega, estante o casillero)
d)Existencia máxima y mínima.
Los datos de existencia máxima y mínima , son de gran importancia para la negociación.
IMPORTANCIA
1)Tener diariamente a la vista el dato relativo a la existencia en especie.
2)Exigir responsabilidades a los bodegueros ,puesto que sobre las etiquetas llevan el movimiento de los artículos.
3)Poseer un medio de comprobacion, en cualquier caso.
Los Mayores Auxiliares de Almacén permiten a Contabilidad ejercer el control de los materiales almacenados así como determinar el monto de las exigencias y por consecuencia el costo de lo vendido y sus resultados del ejercicio.
5.-¿cuál es el espacio ideal para bodegas y almacenes?
la ubicación ideal para almacenes y espacio para bodegas es aquella que reduce los costos del movimiento y cualquier otro costo relacionado con la operación del almacén, suministrando la debida protección y abrigo a los materiales.
6.-¿De que dependerán el espacio par almacenes?
La ubicación del espacio para almacenes dependerán del tipo y valor de los materiales que se vayan a almacenar y de la frecuencia con que se reciban y se saquen, así como del sitio a que haya que conducirlos en la linea de producción.
7.-¿Como manejarías en el almacén los materiales muy pesados?
Los materiales muy pesados se almacenan generalmente sobre el piso de la bodega, mientras que los ligeros se pueden manejar con facilidad y podrán acomodarse en varios sitios destinados a tal fin.
Cuando hay moldes de fundicion que requieren "añejamiento", su almacenamiento exterior es tanto ventajoso como económico.
Los materiales que se rompen facilmente requieren medios para su protección y esta debe recibir preferencia al efectuar el arreglo de los almacenes.
9.-¿Como almacenar los materiales flamables?
10.-¿Para que deben proveerse espacios?
Deberá proveerse espacio de almacenamiento para:
1.-Materias primas.
2.-Materiales utilizados indirectamente en la producción.
3.-Productos semi elaborados.
4.-Productos terminados listo para el empaque.
11.-¿Como distribuirías el almacén cuando los productos son muy voluminosos?
Algunos materiales son demasiado voluminosos para guardarse en estantes, siendo también utilizados con demasiada rapidez, por ejemplo, la pulpa para manufacturas de papel.
12.-¿Como distribuirías los pasillos en el almacén?
La distribución de los pasillos de acuerdo con las necesidades de cada bodega, pero en general se puede decir que los pasillos principales deberán permitir el paso de dos carros o carretillas de mano y su ancho variara de 2 a 3 o mas metros, mientras otros pasillos podrán dejar espacio para una sola carretilla, montacargas, etc.
13.-¿Por que es importante que las organizaciones arreglen y marquen el material según su clasificacion?
Una bodega que tenga sus materiales arreglados y marcados según su clasificacion, no tiene que depender de que alguien recuerde en donde se guardo equis material. La fabrica no sufrirá gran trastorno, aun cuando todo el personal del almacén tuviera que salir de improviso.
14.¿Cuando podrá utilizarse el arreglo por clasificacion en el almacén y cuales son sus desventajas?
El arreglo por clasificacion podrá utilizarse solamente cuando no hay cambios súbitos en los productos que se manejan.De todos modos tienen algunas desventajas bien claras:
1.-Mucho espacio deberá quedar libre en cada cuerpo de bastidor previendo ampliación.
2.-Los artículos de mas frecuente salida no pueden acomodarse cerca de la ventanilla de despacho sin violar el proyecto de distribución.
3.-Algunos artículos, como los voluminosos o muy pesados, no pueden almacenarse exactamente por símbolos.
15.-¿Cual es el segundo método para distribuir los materiales en el almacén y como funciona?
Un segundo método de distribución del almacén es ordenar los materiales de la manera mas conveniente para su almacenamiento y salida, y formular después un índice de localizacion del material. En el índice, el material se ordena por símbolos y su localizacion en el almacén se indica junto al símbolo.
16.-¿Cuales son sus desventajas?
La desventaja de la distribución del almacén por índice de localizacion en vez de por clasificacion, es que hay que consultar el índice antes de poder encontrar un articulo. Si las existencias están bien controladas esto no tienen importancia, por que la localizacion del estante puede incluirse en la orden de salida al formularla.Otra desventaja es que los empleados que surten los pedidos, especialmente cuando los artículos que se manejan están sucios, tienen dificultad en conservar las tarjetas del índice limpias y en estado de usarse.
17.-¿Cuales son sus ventajas?
Las ventajas que se atribuyen a la distribución por índice, son:(1)
se pueden arreglar las existencias de modo que las que tienen mas movimiento estén cerca del punto de entrada y salida; (2)no se hace necesaria una nueva distribución del almacén a la llegada de nuevos artículos o si se descontinuan algunos antiguos; y (3) se pueden almacenar los artículos considerando de lleno sus necesidades especiales.
18.-¿Como acodarías los estantes si los artículos son pequeños y en grandes cantidades?
Siempre que sea posible y cuando haya grandes cantidades de artículos pequeños que manejar, deberán colocarse los estantes en pareja y se espaldas, dejando el material accesible desde los pasillos que corren entre las hileras, economizan así espacio en el almacén.
19.-¿Como almacenarias piezas nuy pequeñas y como las moverias?
Cuando hay un movimiento intenso de articulos pequeños y su empaque se ajusta al esquema de distribucion del espacio del almacen a veces conviene guardarlos en su empaque original.
20.-¿Que representa la figura 34.4 y 34.6?
Las fis.34.4 y 34.6 se muestra cajas manuales, transportador de rodillos y estantes de acero.Los estantes de lamina ocupan menos espacio que los de madera, aunque son mas costosos.
Las cajas manuales embonables pueden llevarse hasta la maquina cuando se usa el material. De igual manera estas cajas pueden llenarse en la maquina en que se fabrican las partes para almacenarse hasta que se necesitan.
22.-¿Que ilustra la figura 34.7?
La fig. 34.7 ilustra una distribucion ordenada de harramienta pequeña y repuestos en casilleros especiales hechos de madera.
23.-¿Que ilustra la figura 34.8?
La figuar 34.8 ilustra un eficiente metodo de almacenar partes chicas, las que pueden localizarse rapidamente al hacer girar los casilleros giratorios.
24.-Las barras de acero ¿como las guardarias?
Las barras en existencia, sean de hierro, acero, bronce, etc., se guardan en bastidores abiertos, acostadas.
Los ejes para automovil, generalamente se cuelgan en bastidores especiales para evitar que se tuerzan.El almacenamiento especial que requieren algunos materiales, comprende elalmacenamiento de articulo en su empaque original.
26.-¿Que hay que hacer cuando hay un movimiento intenso de articulos pequeños?
Cuando hay un movimiento intenso de articulos pequeños y su empaque se ajusta al esquema de distribucion del espacio del almacen a veces conviene guardarlos en su empaque.
27.-¿Cuando es mas barato abrir las cajas empaque original?
Por otra parte debera controlarse cuidadosamente, ya que es mas barato abrir las cajas cuando se reciben que cuando los empleados del almacen estan de prisa para llenar las requisiciones recibidas?
28.-¿Que es el sistema de doble caja?
En el sistema de doble caja se destina unaparte "entrada" y otra para "salida" decada articulo.Mientras se extrae material de "salida" para su empleo en la fabrica, los articulos recien llegados se guardan en la caja de "entrada".Cunado la de "salida" queda vacia se empieza a surtir de la otra que ahora tiene la etiqueta de "salida"y la vacia se convierte en la de "entrada".
29.-¿Que evita el sistema del doble caja?
El sistema de cajas dobles evita al acumulacion de material viejo en el fondo ya que se usa antes de utilizar el de nuevo arribo.
30.-¿A que tipo de material beneficia este sistema?
Esta caracteristica es de mayor beneficio cuando se trata de material que se puede echar a perder o dañar.
31.-¿Cual es otra de sus ventajas de este sistema?
Otra ventaja es que se pueden verificar facilmente las existencias del material al comparar con las tarjetas y este cotejo puede hacerse y se hace cada vez que una de las cajas queda vacia.
32.-¿Cuando este sistema tiene exito?
Esta sistema tiene exito solamente cuando los materiales que se manejan son mas o menos constantes.Cuando la cantidad de un material varia considerablemente, o bien que el material se tiene solo intermitentemente es mejor el sistema ordinario debido al espacio que comienza.
33.-¿Como se puede utilizar este sistema de doble caja en articulos pequeños o cula es la mayor parte de las ventajas para este tipo de material?
La mayor parte de las ventajas del sistema de doble caja para articulos pequeños, pueden obtenerse poniendo en una bolsa la cantidad minima fijada del nuevo material. El material viejo puede vaciarse en una caja, el nuevo material ponerse en el fondo, el viejo encima para usarse antes y la bolsa con la cantidad minima en la parte trasera.
Ocasionalmente se emplean cajas con una division corrediza, similar a la division de un archivero comun. El material viejo se pone delante de la division corrediza y se usa antes.
35.-¿Como debe salir el material del almacen?
El material debera salir del almacen unicamente con vale debidamente autorezado y firmado.
36.-¿Como se llena el vale de salida de material en el almacen y para que se debe dejar espacio?
Ese vale o "salida"se llena en impreso espécial y deberá tener espacio para la fecha, firma de la persona que autoriza, número del pedido o contra el cual se hace el cargo, simbolo del articulo ordenado, cantidad ordenada , y cualquier otra informacion necesaria, ya sea para el almacenista que lleva el diario de saldos en existencia, o bien para el departamento de contabilidad.
37.-¿Como se manejan las targetas de almacen?
Por medio de un mabete en el anaquel puede verificarse que las existencias no bajaran del minimo fijado, si en la etiqueta se registran entradas y salidas.
Si se emplea un marbete independiente para cada lote recibido y las salidas se restan en el marbete, puede verificarse las existencias si se nevian los marbetes que indiquen cero al empleado de saldos en existencia.
La figura 34.11 ilustra un marbete muy eficiente.Para que sea efectivo deberá ser sencillo debido al tipo corriente del trbajo en el almacen.
39.-¿Que muestra un contador electronico?
40.-¿Que se hace despues de recibir la requisicion de material?
Despues de recibir la reqiusicion, el agente de compras ordenara la compra y envia copia del pedido de compra al almecenista para que sirva de base para la identificacion y admision del material asi como su revision en el momento de su arribo.Con el fin de asegurar el computo exacto de los materiales recibidos, algunas febricas no anotan la cantidad dematerial ordenado en la copia que va al almacenista.Los productos son ordenados por el departamento de compras, ya sea por iniciativa propia o, en procedimientos como los descritos, sobre la requisicion formulada por el empleado de saldos en existencia.
41.-Respecto a la recepcion de materiales ¿que pasa con el material que se recibe de fuera?
