Adquirir bienes y servicios que requiere la empresa

ADMINISTRACIÓN

Es la coordinación de los recursos humanos,materiales, financieros y técnico que requiere la organizacion   buscando su mayor eficiencia.

SISTEMA
Es un ente o cosa que recibe algo, lo procesa y produce algo.

Se dice que compras es un sistema por que recibe como insumo las requisiciones de compra y luego  procesa  la requisición se hace el proceso de compra, se obtiene el producto y se produce algo.

1.-FUNCIÓN DEL SISTEMA DE COMPRAS  

El sistema de compras tiene como función proveer de lo necesario a las operaciones de la empresa.

2.-OBJETIVOS DEL SISTEMA DE COMPRAS
1)Pagar precios razonables bajos por los mejores productos obtenibles,negociando y ejecutando todos los compromisos de la compañía.
2)  Mantener los inventarios lo mas bajo posible, sin perjudicar la producción.
3)encontrar fuentes de suministro satisfactorias y mantener buenas relaciones con las mismas.

 4)Asegurar la buena actuación del proveedor, en lo que se refiere a la rápida entrega de los materiales y a una calidad aceptable.
5)Localizar nuevos materiales y productos a medida que vayan requiriendose.

Compras----finanzas
-Mantener bajos los costos de funcionamiento.

-Mantener una aportación eficaz a las utilidades mediante análisis de valía y reducción de costos.

Compras----producción---ingeniería
El departamento de producción es el punto inicial de la mayor parte de las requisiciones de materiales y el punto final de la corriente de flujo de los insumos. La principal meta de comunicación entre el departamento de producción e ingeniería puede ser tal vez, el factor compra o hacer.

Compras-----departamento legal
Las comunicaciones del departamento de compras con el departamento legal, requiere metas cuidadosas con respecto a requisiciones, facturas, rechazos, créditos, cancelaciones, etc., así como descripciones de las diversas clases de contratos: cuando deben usarse, como deben prepararse, etc.

Compras----- mercadotecnia
La información que proporciona el sistema de mercadotecnia al analizar los pronósticos de la demanda de los productos que fabrica la empresa, es de primordial importancia en la compra y venta de factores futuros.

  


POLÍTICAS DEL SISTEMA DE COMPRAS
1.-No tener un solo proveedor.
2.-Antes de comprar revisar precio, calidad, cantidad de mercancía y tiempo de entrega.
3.-Cuando se haga un trato con el proveedor asegurarse de la seriedad del mismo.
4.-Buscar proveedores que te den buen servicio.
5.-No comprar mercancía de mas.
6.-Que nunca haga falta mercancía para evitar a producción que no la tenga.
7.-Antes de comprar verificar la mercancía que tienes en existencia.
8.-Observar y estudia a tu competencia.

                          REQUISIÓN DE COMPRA
CATALOGÓ DE PROVEEDORES(REGISTRO DE PROVEEDORES)
Se lleva generalmente en tarjetas colocadas por orden alfabético, una para cada comerciante, y en la que deben anotarse estos datos escenciales: su nombre,dirección,teléfono,ramo a que se dedica y operaciones efectuadás con el.

REGISTRO DE ARTÍCULOS
Se lleva por orden alfabético de artículos;se abre una tarjeta para cada proveedor que vende el articulo y debe contener el nombre del comerciante que lo vende, su dirección y las compras hachas por la casa.

REQUISICIÓN DE PRECIOS
Una vez consultados los registros de artículos y de proveedores, el Departamento de Compras formula un documento llamado Requisición de Precios y lo envía a los principales proveedores, con objeto de que sobre el mismo documento coticen los precios y así poder comparar las ventajas que ofrecen en calidad, precio y condiciones de pago.

PEDIDO Es el contrato de compra u orden que se da a un proveedor para que nos remita las mercancías solicitadas.                                                                    DIFERENTES CLASES DE PEDIDOS  El pedido de mercancías puede efectuarse en diferentes formas. La mas conocidas son la verbal o telefónica y vía fax o Internet.                                     

 PEDIDO VERBAL O TELEFÓNICO

  Se acostumbra hacer pedidos en esta forma en los casos de operaciones de poca cuantía, para economizar tiempo, esfuerzo y tramites.Previa consulta de los registros de proveedores, se pide el articulo por teléfono, o bien se envía un empleado para que adquiera la mercancía en el mostrador del proveedor.

PEDIDO VÍA FAX O INTERNET

Los proveedores de una empresa no siempre radican en la misma población y, por otra parte , los artículos solicitados pueden ser tan urgentes, que nos lleven a emplear medios rápidos  para solicitarlos, como son el telefax o vía Internet.

CONFIRMACIÓN DE PEDIDOS

 Los pedidos telefónicos se acostumbra confirmarlos por medio de una carta que se envía por correo inmediatamente después. La confirmación tiene por objeto ratificar nuestro pedido.

PEDIDO POR ESCRITO

El pedido por escrito es el mas acostumbrado en el comercio y se hace en formas impresas adecuadas al caso, o en cartas especiales.

COSTOS POR INVENTARIOS

                                                                

                                                             1.-¿Que son los costos por inventarios?

Los costos resultantes de cualquier decision especifica de una empresa se determinan cuando se toma la desicion referente a la calidad de llevar o mantener inventarios.

2.-¿Cuales son los costos de ordenamiento o costos por ordenar un pedido?

costos de ordenamiento:

Estos pueden ser: ordenes de compra de pedido de materiales o aquellos asociados con ordenes de preparación del lote de producción. 

3.-¿Cuales son los costos por llevar a mantaner los inventarios en el almacén y explicar brevemente a que se refiere cada uno?

Costos de llevar o mantener los inventarios

Estos costos incluyen todos los gastos en que una empresa incurre con el fin de mantener o llevar un determinado volumen de inventarios.Dentro de este tipo de costos están usualmente los siguientes factores:almacenamiento,seguros, capital, obsolencia y deterioro.

Para guardar el inventario deben construirse depósitos y zonas de almacenamiento. Los estantes, instalaciones y demás utensilios para almacenar sufren una depreciación.  Todos estos factores  son costos que deben cargarse al inventario y generalmente se distribuyen en forma proporcional entre los diversos productos almacenados, en base a un porcentaje que se determina conforme al valor del producto en pesos.

Algunas empresas aseguran el inventario contra incendios cargándolo al costo del mismo.Aquellas empresas que no lo aseguran deberán hacer que la tasa del costo de inventario refleje el riesgo existente de una perdida por fuego, para lo cual se le cargara una suma equivalente a la de un seguro contra incendios. 

El dinero invertido en inventarios, no esta disponible para usarse en otras áreas de la empresa.

4.-¿ Que son los costos por agotamiento de inventario?

¿Nos importa quedarnos sin inventarios ? Esta pregunta se hace sin el producto no esta disponible para embarcarse al cliente cuando este lo ordene.Pueden perderse clientes o incurrirse en costos extra que pueden se considerables.

5.-¿Cuales son los costos asociados con la capacidad de producción?

Estos costos incluyen horas extras de trabajo, contratos de arrendamiento, adiestramiento de obreros y empleados, paros para la producción, etc.

Estos costos se incurren cuando es necesario aumentar o disminuir capacidad de la producción.

6.-¿Que es la cantidad económica de compra y producción?

Habiendo discutido los costos de inventario, veamos ahora como ataca la gerencia de producción el problema de decidir cuantas unidades de un articulo deben comprarse o producirse para ser almacenados en un tiempo determinado.

Enfocaremos la discusión en términos de compras y de producción.La lógica es la misma en ambos casos si cambiamos comprar por producir y costo de pedido por costo de preparación del lote de producción.

La gerencia de producción de una empresa sabe que si se adquiere un articulo en menor cantidad, habrá una disminución en la carga de llevar el inventario, pero aumento en los cargos del costo de adquisición de ese articulo.Por el contrario si la empresa compra cantidades mayores del insumo, hay un  aumento en los cargos de llevar el inventario y una reducción en el costo de adquirirlo.Por lo tanto la gerencia debe considerar las probables reducciones de los costos de pedido contra los probables aumentos de los costos de llevar los inventarios.

7.-Formula del costo total mínimo.

CT=Ciq + Do

         ------  -------

         2        q

¿Qué es cancelar un pedido?

Cancelación de orden de compra. Al gerente de una negociación se le presenta con frecuencia el caso de tener que suspender la compra de uno o más artículos de los ordenados al agente o departamento de compras, bien por que resuelva no comprarlos, o por que trate de adquirir menos cantidad. En este caso será necesario que la gerencia lo participe así al departamento de compras en una forma escrita que recibe el nombre de CANCELACIÓN de COMPRA.

¿Cuándo cancelar una compra?

Las cancelaciones de pedidos o compras se formulan con mucha frecuencia, por cualquier de estas causas:

1.-Por instrucciones de la gerencia. En estos casos ya dijimos que la gerencia expide una cancelación de la orden de compra y el departamento procede a cancelar el pedido.

2.-Por falta de cumplimiento del vendedor en la entrega de los artículos.

Cuando ha transcurrido el plazo que se fijo al proveedor para la entrega de la mercancía y esta no se recibe, se procede a la cancelación del pedido. En este caso hay que extender una nueva orden y dirigirla al proveedor que haya quedado en segundo término en la recapitulación de precios.

3.-Por la mala calidad de la mercancía recibida, o por no ajustarse a las características fijadas en el pedido. En este caso el almacén informa y se ordena la cancelación.

4.-Por diferencia entre las cantidades pedidas y las recibidas. Si cuando ocurre este caso no es posible hacer un ajuste conveniente, procede también la cancelación.

¿Qué datos debe contener?

La cancelación de orden de compra debe contener estos datos:

a)    Numero de la orden que se cancela.

b)   Nombre de los artículos.

c)    Cantidades parciales y totales que no deben adquirirse.

d)   Razón o motivo de la cancelación.

e)   Fecha y firma.

             Prorrateo de facturas

Después de recibir la mercancía y pagar al proveedor, el proveedor por consiguiente nos regresara una factura para comprobar esa salida de dinero el cual el almacén o la gerencia de compras tiene la responsabilidad de prorratearla antes de mandarla para que contabilidad la registre como una salida de dinero y  una entrada de mercancía.

El prorrateo de facturas nos da a entender que a la factura de compra original debemos de sumarle todos los gastos que ocasiono su transporte, almacenaje, permisos, seguros, gastos a intermediarios, etc. para hacer llegar la mercancía del proveedor al cliente.

Definición

Llamamos prorrateo de facturas a la serie de operaciones y cálculos matemáticos que tiene por objeto determinar el precio de costos de una mercancía que bien podemos adquirir por piezas, docenas, kilogramos, toneladas, litros o metros acumulando el precio unitario de factura de los artículos comprados el reparto de gastos ocasionados como el traslado de las mercancías desde el almacén del proveedor hasta el del comprador.

Podemos clasificar la problemática del prorrateo de facturas en dos grandes grupos:

-Prorrateo de facturas nacionales  o de comercio interior.

-Prorrateo de facturas del extranjero o comercio interior.

PRORRATEO DE FACTURAS DEL EXTRANJERO O DE COMERCIO EXTERIOR.

Si compramos mercancía en el extranjero mucho depende de nuestra casa vendedora las maniobras que debemos ejecutar y estas últimas son muy importantes debido a que estas entre mas se tengan que realizar mayor probabilidad habrá de incurrir en mayores gastos.

CLASIFICACIÓN DE LOS GASTOS DE COMPRA.

En el caso de la adquisición de la mercancía desde la plaza extranjera.

1.-Costos según precio de factura incluyendo impuestos de compra-venta en bases y empaques expresados en moneda extranjera generalmente.

2.-Pago de derechos consulares.

3.-Pago de comisiones en moneda extranjera si hubiere intermediarios en las operaciones de compra-venta.

4.-Pago de fletes y acarreos en moneda extranjera desde el almacén del vendedor hasta el puerto de empaque del país exportador, cuando se utilice vía marítima o hasta la frontera en caso de que solo haya transporte terrestre.

5.-Pago de almacenaje en monedas extranjeras ocurridas en el país exportador.

GASTOS AL PESO; GASTOS AL VALOR.

Los gastos originados por una compra en el exterior  se distribuyen uno sobre peso (bruto o neto) y otros sobre el valor de las mercancías adquiridas.

CLASIFICACION QUE SE APLICA AL PESO DE LAS MERCANCÍAS.

Los gastos que generalmente clasificamos sobre el peso son debido a:

1.-Empaques.

2.-Envases.

3.-Almacenajes.

4.-Fletes.

5.-Acarreos.

6.-Maniobras de embarque y desembarque.

CLASIFICACION QUE SE APLICA AL VALOR DE LAS MERCANCÍAS.

Los gastos que generalmente clasificamos sobre el valor son debido a:

1.-Impuestos de compra-venta.

2.-Derechos consulares.

3.-Seguros contra riesgo.

4.-Situaciones de fondos y negociantes de giros.

5.-Comisiones pagadas a agentes aduanales y a comisionistas.

6.-Porcentajes de gastos generales.

En la que toca a derechos aduanales; estos  se aplican en unos casos sobre el peso y en otros el valor según la naturaleza de la mercancía y las disposiciones fiscales.

Tratándose de los gastos diversos que puedan presentarse, la distribución de ellos se hará sobre la base del peso o sobre la del valor, según el origen de las erogaciones.

EJEMPLO

La compañía distribuidora de alimentos importa de París, Francia la mayonesa “Chef Orly”. Dicha importación se realiza con intervención de intermediarios y comprende 1000 cajas con un peso bruto total de 14.356 kg y neto de 11,196 kg con un valor facturado por 184615.38 francos por 12,000 frascos de mayonesa.

Los gastos originados en el trayecto de parís, hasta Veracruz son los siguientes: empaques 3000 francos, fletes de París a Le Havre 11,000 francos, flete marítimo 40,000 francos, seguro marítimo 8,000 francos, factura consular 30,000 francos, comisión del intermediario 10% sobre el valor de la factura que corresponde a 18,461 francos.

Cotización para las conversiones a moneda nacional $105.00 por un franco francés.

Los gastos de Veracruz a México son:

derechos de importación (aplicables sobre el valor de la mercancía) $4800; fletes y acarreos hasta México $300,000; comisión del agente aduanal de Veracruz (aplicable sobre el valor de la mercancía) $70,000; el recargo que se hace en los costos para cubrir los gastos generales de la empresa es del 10% sobre el costo total.

Para las aplicaciones de los gastos sobre el peso se tomara como base el peso neto de la mercancía.

Determinar el precio de costo por cada frasco de mayonesa en moneda nacional.

1.-Gastos originados de París a Veracruz al peso de la mercancía.

empaques________________3,000 francos

fletes__________________11,000 francos

fletes marítimos___________40,000 francos

                                             ------------------

                                               54,000 francos

2.-Gastos originados al valor de la mercancía.

seguro marítimos_____________8,000 francos

factura consular_____________30,000 francos

comisión de intermediario_______18,461 francos

                                                  -------------------

                                                    56,461 francos

3.-Gastos incluyendo precio de factura de París a Veracruz.

precio de factura_____________184,615.38 francos

gastos al peso________________54,000 francos

gastos al valor________________56,461 francos

                                                   --------------------

                                                     295,076.38 francos x $105 = $30,983,019.9

4.-Gastos al peso de Veracruz a México.

fletes y acarreos___________$300,000

5.-Gastos al valor de Veracruz a México.

derechos de importación__________$4,800,000

comisión de agente aduanal________$70,000

                                                      -----------------

                                                        $4,870,000

6.-Gastos de Veracruz a México.

$300,000 + $4,870,000 = $5,170,000

7.-Determinar el precio por cada frasco de mayonesa.

$30,983,019.9 + $5,017,000 = $36,000,019.9/12,000 = $3,012 por frasco.

Manejar el Almacen de la Empresa

En esta clase vimos:

EL MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA EL SISTEMA DE ALMANECES

1.- Recibo de materiales
cuando una persona entrega dinero, mercancías o cualquier valor, ya sea en pago de una deuda o por cualquier otro motivo, tiene derecho a exigir que se le otorgué un documento que acredite la entrega.A esta constancia escrita a lo que se llama RECIBO.
Definición:
Recibo es un documento por medio del cual una persona manifiesta que se le entrego una determinada cantidad de dinero, mercancías o cualquier otro valor, por el concepto que en le mismo documento se expresa. 
elementos:
1)Nombre de la persona que hace entrega.
2)Cantidad que se recibe, expresada en números y letra.
3)Motivo o concepto de la entrega.
4)Lugar y fecha.
5)Firma de quien recibe.

                                 2.-Clasificacion e Identificacion
                            
                             ¿Que es la clasificacion y que facilita?

La clasificacion es una lista detallada de y sistematicamente ordenada de todos los artículos concernientes a una frase en particular de un negocio o a  todas las diversas fases del mismo.La clasificacion facilita la interpretación y hace sencillo el encontrar la información de hechos aparentemente no relacionados.

 Sus ventajas son:
1)Proporciona un sistema lógico para archivar todos los datos.
2)Establece un método para obtener la información necesaria, para la operación y el control de un sistema efectivo de contabilidad.
3)Ayuda mucho a visualizar las tendencias;así una comparacion de lo hecho durante un periodo de tiempo para cualquier operación o actividad, muestra la dirección en la que el articulo se mueve.

                           3)Bajo que bases clasificar
Bases de la clasificacion:
Tanto el uso especifico que se vaya a dar la clasificacion como el periodo de tiempo que se espera usarla, afectaran la decisión sobre la base que se vaya a elegir para clasificar.Las bases comunes de clasificacion son:
     1) Por la naturaleza misma de los materiales.
     2) Por el empleo que se les va a dar o el fin a que se van a servir.
     3) De acuerdo con la ubicación de la fabrica o departamento en que van  a  ser usados en los materiales.

                     4)¿Cuales son los sistemas de identificacion?
Los sistemas de identificacion mas populares son:
1.-ALFABÉTICO:
el uso de una letra o de un grupo de letras de acuerdo con un esquema predeterminado.
2.-M NEMOTÉCNICO:
el uso de letras en alguna combinacion, que sugiera el nombre de clasificación del articulo.
3.-NUMÉRICO:
el uso de números para identificar el articulo.
4.-SEÑALES:
el uso de símbolos o signos para indicar el articulo u operaciones.
5.-COMBINADO:
el uso de cualquiera de los sistemas anteriores en cualquier combinacion con los demás para identificar un articulo particular, servicio u operación.

 5.-¿Que es controlar existencias?
El material que no ha sufrido ningún cambio importante desde su recibo se clasifica como materia prima.El material en proceso es aquel que ha sido trabajo en parte, pero que no esta aun listo para embarcarse.

Por que controlar las existencias en el almacén.
El control de las existencias es esencial para la efectividad en la producción o para el control de finanzas.
Las existencias en almacén y los materiales semideterminados a menudo representan de una cuarta parte a la mitad de la inversión del negocio.

Que se guarda en el almacén
El material en proceso puede estar en cualquier etapa de su elaboración, desde el material ya salio del almacén pero la que no se le ha hecho ninguna operación, hasta que el material acabado todavía retenido en la unidad de producción, listo para ser entregado al almacén , o sin reportarse aun como listo para embarque.Los productos terminados ya  han sido acabados y están listos para su empaque.En donde existe un almacén o departamento de empaques, el articulo se considera terminado cuando se entrega a esta unidad.

Que medidas básicas son necesarias para el control de las existencias.
          
             Las medidas básicas en el control de existencias son:
1.-Determinar para todos los materiales cantidades mínimas, o niveles cuando hay que hacer otro pedido y cantidades máximas, o cantidades que se que puede pedir.
2.-Organizar un método para cargar el material a las ordenes que están en proceso o que se proyecta fabricar.
3.-Crear una contabilidad que controle al almacén y no que sea controlada por el.

Para que nos sirven las existencias máximas y mínimas.

El nivel de pedido es suficientemente mayor al inventario mínimo para dar el tiempo a la orden de producción o compra, y esperar a que se fabrique o reciba de proovedor.Par fines de control, el nivel de pedido es mas importante que la existencia mínima.

                          ¿Para que sirve el punto de repedido?  
Nos sirve para saber que es el momento de hacer una nueva requisicion de compra de materiales al área de compra.
                            formula:P.R.=(UxL)+S     U=Inv. máximo-Inv.mínimo
                                                                   ________________________
                                                                     tiempo que dura el abasto.
                         P.R=Punto de repedido
                         U=Proporción de uso
                         L=Tiempo que el proveedor tarda en surtir
                         S=Inventario de seguridad

Tarjeta de almacén
Consta de datos con columnas para:fecha, entradas, salidas,existencias.

Etiqueta de almacén
La etiqueta de almacen debe prenderse a cada clase de artículos depositados en las bodegas;contiene como datos:
a)Nombre del articulo.
b)Unidad de manejo para el despacho
c)Localizacion (bodega, estante o casillero)
d)Existencia máxima y mínima.
Los datos de existencia máxima y mínima , son de gran importancia para la negociación.

IMPORTANCIA
1)Tener diariamente a la vista el dato relativo a la existencia en especie.
2)Exigir responsabilidades a los bodegueros ,puesto que sobre las etiquetas llevan el movimiento de los artículos.
3)Poseer un medio de comprobacion, en cualquier caso.

Los Mayores Auxiliares de Almacén permiten a Contabilidad ejercer el control de los materiales almacenados así como determinar el monto de las exigencias y por consecuencia el costo de lo vendido  y sus resultados del ejercicio.

5.-¿cuál es el espacio ideal para bodegas y almacenes?


la ubicación ideal para almacenes y espacio para bodegas es aquella que reduce los costos del movimiento y cualquier otro costo relacionado con la operación del almacén, suministrando la debida protección y abrigo a los materiales.  
6.-¿De que dependerán el espacio par almacenes?
La ubicación del espacio para almacenes dependerán del tipo y valor de los materiales que se vayan a almacenar  y de la frecuencia con que se reciban y se saquen, así como del sitio a que haya que conducirlos en la linea de producción.




7.-¿Como manejarías en el almacén los materiales muy pesados?
Los materiales muy pesados se almacenan generalmente sobre el piso de la bodega, mientras que los ligeros se pueden manejar con facilidad y podrán acomodarse en varios sitios destinados a tal fin. 


Cuando hay moldes de fundicion que requieren "añejamiento", su almacenamiento exterior es tanto ventajoso como económico.

8.-¿Como manejarías los que se rompen facilmente?
Los materiales que se rompen facilmente requieren medios para su protección y esta debe recibir preferencia al efectuar el arreglo de los almacenes.


9.-¿Como almacenar los materiales flamables?

Loa materiales inflamables a menudo exigen bodegas separadas que no solo protejan el material mismo, sino que eviten el peligro de incendio para el resto del edificio. Cualquier plan sobre la ubicación de las bodegas deberá ser lo suficiente mente flexible para permitir ampliaciones y otros cambios que se vayan presentando durante el transcurso de los años.


10.-¿Para que deben proveerse espacios?
Deberá proveerse espacio de almacenamiento para:
1.-Materias primas.
2.-Materiales utilizados indirectamente en la producción.
3.-Productos semi elaborados.
4.-Productos terminados listo para el empaque.


11.-¿Como distribuirías el almacén cuando los productos son muy voluminosos?
 Algunos materiales son demasiado voluminosos para guardarse en estantes, siendo también utilizados con demasiada rapidez, por ejemplo, la pulpa para manufacturas de papel.


12.-¿Como distribuirías los pasillos en el almacén?
La distribución de los pasillos de acuerdo con las necesidades de cada bodega, pero en general se puede decir que los pasillos principales deberán permitir el paso de dos carros o carretillas de mano y su ancho variara de 2 a 3 o mas metros, mientras otros pasillos podrán dejar espacio para una sola carretilla, montacargas, etc.


13.-¿Por que es importante que las organizaciones arreglen y marquen el material según su clasificacion?
Una bodega que tenga sus materiales arreglados y marcados según su clasificacion, no tiene que depender de que alguien recuerde en donde se guardo equis material. La fabrica no sufrirá gran trastorno, aun cuando todo el personal del almacén tuviera que salir de improviso.


14.¿Cuando podrá utilizarse el arreglo por clasificacion en el almacén y cuales son sus desventajas?
El arreglo por clasificacion podrá utilizarse solamente cuando no hay cambios súbitos en los productos que se manejan.De todos modos tienen algunas desventajas bien claras:
1.-Mucho espacio deberá quedar libre en cada cuerpo de bastidor previendo ampliación.
2.-Los artículos de mas frecuente salida no pueden acomodarse cerca de la ventanilla de despacho sin violar el proyecto de distribución.
3.-Algunos artículos, como los voluminosos o muy pesados, no pueden almacenarse exactamente por símbolos.

15.-¿Cual es el segundo método para distribuir los materiales en el almacén y como funciona?
Un segundo método de distribución del almacén es ordenar los materiales de la manera mas conveniente para su almacenamiento y salida, y formular después un índice de localizacion del material. En el índice, el material se ordena por símbolos y su localizacion en el almacén se indica junto al símbolo.

16.-¿Cuales son sus desventajas?
La desventaja de la distribución del almacén por índice de localizacion en vez de por clasificacion, es que hay que consultar el índice antes de poder encontrar un articulo. Si las existencias están bien controladas esto no tienen importancia, por que la localizacion del estante puede incluirse en la orden de salida al formularla.Otra desventaja es que los empleados que surten los pedidos, especialmente cuando los artículos que se manejan están sucios, tienen dificultad en conservar las tarjetas del índice limpias y en estado de usarse.

17.-¿Cuales son sus ventajas?
Las ventajas que se atribuyen a la distribución por índice, son:(1)
se pueden arreglar las existencias de modo que las que tienen mas movimiento estén cerca del punto de entrada y salida; (2)no se hace necesaria una nueva distribución del almacén a la llegada de nuevos artículos o si se descontinuan algunos antiguos; y (3) se pueden almacenar los artículos considerando de lleno sus necesidades especiales.

18.-¿Como acodarías los estantes si los artículos son pequeños y en grandes cantidades?
Siempre que sea posible y cuando haya grandes cantidades de artículos pequeños que manejar, deberán colocarse los estantes en pareja y se espaldas, dejando el material accesible desde los pasillos que corren entre las hileras, economizan así espacio en el almacén. 

19.-¿Como almacenarias piezas nuy pequeñas y como las moverias?
Cuando hay un movimiento intenso de articulos pequeños y su empaque se ajusta al esquema de distribucion del espacio del almacen a veces conviene guardarlos en su empaque original.

20.-¿Que representa la figura 34.4 y 34.6?
Las fis.34.4 y 34.6 se muestra cajas manuales, transportador de rodillos y estantes de acero.Los estantes de lamina ocupan menos espacio que los de madera, aunque son mas costosos.

21.-¿Como funcionan las cajas embonables?
Las cajas manuales embonables  pueden llevarse hasta la maquina cuando se usa el material. De igual manera estas cajas pueden llenarse en la maquina en que se fabrican las partes para almacenarse hasta que se necesitan.
22.-¿Que ilustra la figura 34.7?
La fig. 34.7 ilustra una distribucion ordenada de harramienta pequeña y repuestos en casilleros especiales hechos de madera.

23.-¿Que ilustra la figura 34.8?
La figuar 34.8 ilustra un eficiente metodo de almacenar partes chicas, las que  pueden localizarse rapidamente al hacer girar los casilleros giratorios.

24.-Las barras de acero ¿como las guardarias?
Las barras en existencia, sean de hierro, acero, bronce, etc., se guardan en bastidores abiertos, acostadas.

25.-¿Como se guardan los ejes para automovil?
Los ejes para automovil, generalamente se cuelgan en bastidores especiales para evitar que se tuerzan.El almacenamiento especial que requieren algunos materiales, comprende elalmacenamiento de articulo en su empaque original.

26.-¿Que hay que hacer cuando hay un movimiento intenso de articulos pequeños?
Cuando hay un movimiento intenso de articulos pequeños y su empaque se ajusta al esquema de distribucion  del espacio del almacen a veces conviene guardarlos en su empaque.

27.-¿Cuando es mas barato abrir las cajas empaque original?
Por otra parte debera controlarse cuidadosamente, ya que es mas barato abrir las cajas cuando se reciben que cuando los empleados del almacen estan de prisa para llenar las requisiciones recibidas?

28.-¿Que es el sistema de doble caja?
En el sistema de doble  caja se destina unaparte "entrada" y otra para "salida" decada articulo.Mientras se extrae material de "salida" para su empleo en la fabrica, los articulos recien llegados se guardan en la caja de "entrada".Cunado la de "salida" queda vacia se empieza a surtir de la otra que ahora tiene la etiqueta de "salida"y la vacia se convierte en la de "entrada".

29.-¿Que evita el sistema del doble caja?
El sistema de cajas dobles evita al acumulacion de material viejo en el fondo ya que se usa antes de utilizar el de nuevo arribo.

30.-¿A que tipo de material beneficia este sistema?
Esta caracteristica es de mayor beneficio cuando se trata de material que se puede echar a perder o dañar.

31.-¿Cual es otra de sus ventajas de este sistema?
Otra ventaja es que se pueden verificar facilmente las existencias del material al comparar con las tarjetas y este cotejo puede hacerse y se hace cada vez que una de las cajas queda vacia.

32.-¿Cuando este sistema tiene exito?
Esta sistema tiene exito solamente cuando los materiales que se manejan son mas o menos constantes.Cuando la cantidad de un material varia considerablemente, o bien que el material se tiene solo intermitentemente es mejor el sistema ordinario debido al espacio que comienza.

33.-¿Como se puede utilizar este sistema de doble caja en articulos pequeños o cula es la mayor parte de las ventajas para este tipo de material?
La mayor parte de las ventajas del sistema de doble caja para articulos pequeños, pueden obtenerse poniendo en una bolsa la cantidad minima fijada del nuevo material. El material viejo puede vaciarse en una caja, el nuevo material ponerse en el fondo, el viejo encima para usarse antes y la bolsa con la cantidad  minima en la parte trasera.

34.-¿Como se emplean las cajas con division corrediza?
Ocasionalmente se emplean cajas con una division corrediza, similar a la division de un archivero comun. El material viejo se pone delante de la division corrediza y se usa antes.

35.-¿Como debe salir el material del almacen?
El material debera salir del almacen unicamente con vale debidamente autorezado y firmado.

36.-¿Como se llena el vale de salida de material en el almacen y para que se debe dejar espacio?
Ese vale o "salida"se llena en impreso espécial y deberá tener espacio para la fecha, firma de la persona que autoriza, número del pedido o contra el cual se hace el cargo, simbolo del articulo ordenado, cantidad ordenada , y cualquier  otra informacion necesaria, ya sea para el almacenista que lleva el diario de saldos en existencia, o bien para el departamento de contabilidad.

37.-¿Como se manejan las targetas de almacen?
Por medio de un mabete en el anaquel puede verificarse que las existencias no bajaran del minimo fijado, si en la etiqueta se registran entradas y salidas.
Si se emplea un marbete independiente para cada lote recibido y las salidas se restan en el marbete, puede verificarse las existencias si se nevian los marbetes que indiquen cero al empleado de saldos en existencia.

38.-¿Que ilustra la figura 34.11?
La figura 34.11 ilustra un marbete muy eficiente.Para que sea efectivo deberá ser sencillo debido al tipo corriente del trbajo en el almacen.

39.-¿Que muestra un contador electronico?

La figura muestra un contador electronico y maquina empacadora que puede contar y empacar 13,000 partes peuqeñas por hora.Se puede ajustar para manejar 2,000 partes diferentes.Este tipo de equipo es especialmente valioso en almaneces de partes; en empresas automotrices que embarcan refacciones a los distribuidores.

40.-¿Que se hace despues de recibir la requisicion de material?
Despues de recibir la reqiusicion, el agente de compras ordenara la compra y envia copia del pedido de compra al almecenista para que sirva de base para la identificacion y admision del material asi como su revision en el momento de su arribo.Con el fin de asegurar el computo exacto de los materiales recibidos, algunas febricas no anotan la cantidad dematerial ordenado en la copia que va al almacenista.Los productos son ordenados por el departamento de compras, ya sea por iniciativa propia o, en procedimientos como los descritos, sobre la requisicion formulada por el empleado de saldos en existencia.

41.-Respecto a la recepcion de materiales ¿que pasa con el material que se recibe de fuera?

Todo material que se recibe de fuera, debera entregarse al departamento de recepcion al cual puede o no estar bajo control del almacenista.